Tenez compte de chacun de ces éléments pour vous assurer que vous aidez la plaignante ou le plaignant à constituer le meilleur dossier possible pour faire valoir ses droits auprès de l’employeur et obtenir ce dont elle ou il a besoin.
Servez-vous de tous vos outils
Avez-vous envisagé de résoudre le problème autrement que par un grief? Entretenir une communication directe et constante avec la direction, les comités conjoints, les campagnes ou mettre en place d’autres outils d’organisation pourrait être plus productif et plus motivant. Vous pouvez les utiliser à la place de la procédure de règlement des griefs ou parallèlement à la procédure. Prenez note de tous vos efforts et de toutes les réponses.
Si un/des membre(s) décide(ent) de déposer un grief, les 10 éléments clés suivants vous aideront à constituer un dossier solide au niveau de la section locale et éventuellement pour l’arbitrage.
- Consigner les renseignements de base
Gardez des copies du formulaire de grief, de la réponse de l’employeur, de tous les courriels et documents connexes. Assurez-vous d’avoir les coordonnées de la plaignante ou du plaignant en dehors du travail ainsi que celles des témoins importants. - Décrire et définir le problème
Quel est le problème du/de la/des travailleur(se)(s)? Que s’est-il passé et quelle résolution pratique faut-il trouver? S’il s’agit de discrimination ou de harcèlement, précisez pour quel motif (race, sexe, handicap, etc.) et réfléchissez aux événements qui démontrent qu’il y a eu discrimination ou harcèlement. - Rendre l’employeur responsable
Est-ce que vous, ou la plaignante ou le plaignant, avez soulevé le problème directement auprès de l’employeur et lui avez-vous demandé de le résoudre? Ne présumez pas que l’employeur sait ce qui ne va pas ou ce dont la plaignante ou le plaignant a besoin. Si le problème concerne un collègue ou une tierce partie (étudiants/clients/patients), a-t-on soulevé la question auprès de l’employeur afin de le rendre responsable de la gestion du milieu de travail et de ses obligations en vertu de la CC? - Convention collective
Comment les actions de l’employeur ont-elles violé la convention collective ou une loi connexe? Pouvez-vous citer un ou plusieurs articles en particulier? Examinez honnêtement toutes les parties pertinentes de la CC et la façon dont les actions de l’employeur ont violé les droits du/de la/des travailleur(se)(s). - Faits
Quels sont les éléments clés? La travailleuse ou le travailleur possède-t-elle ou il des notes détaillées sur ce qui s’est passé pour l’aider à se souvenir tout au long du processus? Les notes prises à une date proche du moment des événements clés (« notes contemporaines ») sont les meilleures et doivent être conservées sans modification. Elles peuvent même servir de preuve plus tard si elles ne contiennent ni marques, ni modifications ni ajouts. Les notes subséquentes prises tout au long de la procédure de règlement du grief et au fur et à mesure que les faits font l’objet d’une enquête sont importantes pour la présentation de l’affaire en vue d’une médiation ou d’un arbitrage. Répondez aux questions qui/quoi/où/pourquoi/quand/comment de manière aussi détaillée que possible. En ce qui concerne les mesures disciplinaires/congédiements, incluez toutes les mesures disciplinaires précédentes, y compris les avertissements. - Documents
Avez-vous collecté et conservé tous les documents clés? Les notes de services, les politiques, les enregistrements, les courriels et les rapports sont tous des documents potentiellement pertinents et importants. Et les messages textes et électroniques, les photos, les vidéos et autres enregistrements sont également essentiels. (Veuillez noter que nous ne devrions conseiller à personne d’enregistrer subrepticement quelqu’un sur son lieu de travail). Conservez des copies propres sans les marquer, les modifier ni les altérer. Si vous voulez écrire des notes, faites-le sur une copie à utiliser à cette fin et gardez la version originale propre à des fins de preuve. Prenez note de tous les documents supplémentaires dont vous avez connaissance, mais que vous ne possédez pas encore; prenez les mesures nécessaires pour les obtenir s’ils sont juridiquement pertinents à l’affaire. Veuillez inclure toutes les politiques ou directives pertinentes de l’employeur. - Réponse de l’employeur
Quelle est la position de l’employeur sur la question, conteste-t-il des faits ou l’argument juridique sur lequel vous vous fondez, ou les deux? Décrivez en détail. - Suivre les étapes
Passez en revue toutes les étapes requises dans la CC pour le traitement d’un grief. La plupart du temps, ces étapes sont obligatoires; le fait de sauter des étapes ou de ne pas respecter des délais ou d’autres exigences donne à l’employeur la possibilité de contourner le véritable problème et de faire rejeter le grief. Assurez-vous surtout que le grief est renvoyé à l’arbitrage à temps et de la bonne manière. - Remise des documents à la représentante ou au représentant du syndicat
il est préférable de recueillir des copies électroniques des documents que vous pouvez envoyer par courriel à la personne en charge du dossier, qu’il s’agisse d’une représentante ou d’un représentant du personnel, d’une agente ou d’un agent des griefs ou, dans certains cas d’une avocate ou d’un avocat. De cette façon, vous conservez une copie de tous les documents, qui peuvent être facilement partagés et utilisés pour la préparation, la médiation et l’arbitrage. Si vous avez des originaux sur papier, numérisez-les pour les partager, mais conservez-les de côté dans un dossier sécurisé.