Cette année, tous les délégués, suppléants et observateurs dont le nom figure sur le formulaire d’accréditation de la section locale soumis par le président de la section locale peuvent s’inscrire en ligne en passant par le portail des membres (en anglais). L’inscription en ligne permet de demander une chambre d’hôtel, les services de garderie et/ou une lettre de congé autorisé sans remplir de formulaire.
Hébergement
L’Unité des conférences et des déplacements fera la réservation des chambres d’hôtel pour tous les membres qui assistent au Congrès. La date limite pour réserver une chambre d’hôtel est le 4 mars 2022.
Les membres qui assistent au congrès sont tenus de s’inscrire sur le portail des membres, oû ils pourront indiquer la durée de leur séjour et s’ils veulent une chambre individuelle ou partagée et une chambre à un ou deux lits.
Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 10.1-3), les délégués et les suppléants resteront dans un des hôtels désignés pour le Congrès. Les frais d’hébergement des personnes qui décident de rester dans un autre hôtel ne seront pas remboursés.
- Hôtel Fairmont Royal York – 100, rue Front ouest
- The Westin Harbour Castle Toronto – 1, place Harbour
- Hôtel Sheraton Toronto Centre – 123, rue Queen ouest
- Marriott Toronto City Centre – Un, promenade Blue Jays
Cette année, les délégués seront remboursés du coût d’une chambre individuelle.
Les tarifs dans les deux hôtels sont de 144,50 $ pour une chambre partagée et de 289 $ pour une chambre individuelle (taxes non comprises).
La section locale est responsable de rembourser le coût de la chambre d’hôtel des suppléants.
Pour annuler votre réservation d’hôtel, communiquez avec l’Unité des conférences et des déplacements à l’adresse conferencesandtravel@opseu.org . Les membres sont responsables de régler leur chambre d’hôtel lorsqu’ils la libèrent. Veillez à ce que le reçu que vous envoyez avec votre demande de remboursement des frais indique un solde de zéro.
Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 4-3), les délégués qui doivent garder leur chambre d’hôtel après l’ajournement du Congrès (samedi midi) doivent expliquer pourquoi et obtenir une autorisation de remboursement de l’OPSEU/SEFPO auprès du bureau du premier vice-président/trésorier. Cette démarche doit être faite avant de soumettre votre fiche de réservation hôtelière à l’Unité des conférences et des déplacements.
L’heure de départ de ces hôtels est samedi à midi. Nous avons pris des dispositions avec l’hôtel pour que vous puissiez laisser vos bagages au comptoir du concierge.
Trouver un compagnon ou une compagne de chambre
C’est à vous qu’il incombe de trouver un ou une autre membre avec qui partager votre chambre d’hôtel. N’oubliez pas d’indiquer le nom de la personne avec qui vous comptez partager votre chambre d’hôtel sur la fiche de réservation hôtelière ou là où c’est indiqué dans le portail des membres.
Si votre compagnon/compagne ne se présente pas au Congrès, informez-en immédiatement le président ou un des dirigeants de votre section locale afin de ne pas être responsable pour le plein montant de la chambre.
Stationnement
Les membres qui restent à l’Hôtel Fairmont Royal York, à l’Hôtel Intercontinental du centre de Toronto et à l’Hôtel Marriott du centre-ville de Toronto doivent stationner leur véhicule au Palais des congrès du Toronto métropolitain. Des autobus navettes seront disponibles pour vous emmener vous et vos bagages à l’hôtel. Veuillez utiliser le lien spécial pour commander votre permis de stationnement sur le site Web de l’OPSEU/SEFPO et sur le site Web du Palais des congrès du Toronto métropolitain. N’utilisez pas le lien public pour obtenir un permis de stationnement ordinaire. Vous ne serez remboursé que pour le tarif négocié par l’OPSEU/SEFPO, si vous soumettez un reçu de stationnement. La date limite pour obtenir un permis de stationnement à tarif réduit est le 4 avril 2022.
Les membres qui restent au Westin Harbour Castle doivent se garer à la RBC Waterpark Place, située
au 88, Queens Quay ouest (à 200 mètres du Westin Harbour Castle). C’est la seule option de stationnement pour toute la durée du Congrès. La politique de l’OPSEU/SEFPO n’autorise et ne rembourse pas le service voiturier.
Politique de l’OPSEU/SEFPO concernant les déplacements
Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 10.1-12), le moyen de transport le plus économique doit être utilisé.
Tous les délégués doivent prendre leurs propres dispositions de voyage. Conformément aux politiques, dans la mesure du possible, on vous demande d’utiliser des fournisseurs syndiqués.
Veuillez profiter des rabais accordés par Via Rail, Park’N Fly et UP Express, dont vous pourrez vous prévaloir sur le site Web de l’OPSEU/SEFPO.
Veuillez noter que vous devez accompagner votre demande de remboursement des frais de reçus détaillés, sur lesquels vous avez écrit votre nom au complet
Frais non remboursables
Les frais suivants ne seront pas remboursés :
- Frais engagés par les conjoints, service à l’étage, service de voiturier, autres frais personnels, ainsi que tous les frais en sus des frais établis pour ce Congrès
Les frais d’Internet et les appels téléphoniques sont remboursables jusqu’à un maximum de 15 $ par jour. Un reçu est exigé.
Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 10.1-7), les demandes de remboursement des frais doivent être reçues par le siège social au plus tard trois mois après que la dépense ait été engagée.
Les dépenses des suppléants et des observateurs sont couvertes par la section locale; ainsi, il est important de noter que vous devez payer pour utiliser le téléphone dans les hôtels, même pour les appels locaux.
Avances (réservées aux délégués)
Seuls les délégués ont droit aux avances accordées par le siège social. Les suppléants et les observateurs doivent communiquer avec le trésorier de leur section locale.
Remplissez la Demande d’avance en indiquant le détail des dépenses envisagées et le montant total de l’avance demandée. Faites parvenir la demande à l’adresse advances@opseu.org.
Indiquez si vous préférez que le chèque soit envoyé à votre domicile ou au bureau régional. Il est recommandé de vous inscrire au dépôt direct en accédant au portail des membres.
Les avances seront basées sur le tarif des chambres à deux lits partagées seulement.
L’hôtel (chambres à deux lits partagées), le stationnement et les notes téléphoniques pour le Congrès ne seront pas directement facturés à l’OPSEU/SEFPO et ne seront pas déduits du chèque de remise de votre section locale. Assurez-vous d’inclure ces frais dans votre demande d’avance.
Accréditation
Tous les formulaires d’accréditation de la section locale doivent être envoyés à l’adresse convention@opseu.org au plus tard le 4 mars 2022.
- Toutes les sections locales doivent soumettre les formulaires d’accréditation signés par deux dirigeants de la section locale.
- Veuillez indiquer les numéro d’adhérent, nom et prénom, ainsi que la position hiérarchique de chaque délégué/suppléant/observateur.
- Chaque membre assistant au Congrès doit s’inscrire sur le portail des membres. Nous saurons ainsi si vous avez besoin d’une lettre de congé autorisé ou de services de garderie.
- Si vous avez des besoins spéciaux, y compris si vous avez besoin d’une chambre individuelle, veuillez remplir la Demande d’accommodement au titre des droits de la personne et la retourner à l’adresse equity@opseu.org. Si vous avez déjà fait approuver un accommodement, il est inutile de soumettre ce formulaire.
- Si vous n’avez pas d’accréditation et désirez assister au Congrès, apportez votre carte syndicale et une carte d’identité avec photo pour vérification.
Si vous avez des problèmes avec l’inscription au Congrès, adressez-vous à un membre du Comité de vérification des pouvoirs, que vous trouverez dans la zone des inscriptions.
Annulation
S’il advenait que nous ne puissiez pas assister au Congrès, veuillez en informer le Bureau du Congrès, au siège social de l’OPSEU/SEFPO, en composant le numéro sans frais 1-800-268-7376, poste 3269, ou en écrivant à convention@opseu.org dès que possible.
Pour annuler votre réservation d’hôtel, communiquez avec l’Unité des conférences et des déplacements, à l’adresse conferencesandtravel@opseu.org, au moins 72 heures avant l’arrivée prévue. Si vous ne le faites pas, vous serez responsable de payer la note d’hôtel.
Si vous partagez votre chambre, n’annulez que votre portion de la chambre et n’oubliez pas de dire à votre compagnon/compagne de chambre que vous avez annulé. Les dépôts ne sont remboursables que si vous annulez votre réservation au moins 72 heures avant la date prévue de votre arrivée.
Les chèques d’avance émis ne sont pas transférables. Ils doivent être renvoyés au siège social.
Changement de statut
Si un suppléant doit devenir délégué, le changement sera apporté dans l’ordre indiqué pour les suppléants, c.-à-d., premier suppléant, deuxième suppléant, etc. Les changements au statut de délégué doivent être autorisés par le Comité de vérification des pouvoirs au moment de l’inscription.
Un observateur ne peut pas devenir ou remplacer un délégué ou un suppléant.
Horaire du Congrès
- Mercredi : De 9 h à 17 h
- Jeudi : De 9 h à 17 h 45
- Vendredi : De 9 h à 17 h
- Samedi : De 9 h à midi
Garde d’enfants
Il est essentiel que vous vous inscriviez à l’avance sur le portail des membres si vous avez besoin de services de garderie; on vous demandera alors d’indiquer les nom et âge de vos enfants.
Les activités de l’OPSEU/SEFPO sont régies par la Loi sur la garde d’enfants et la petite enfance, qui stipule le nombre d’éducateurs de garderie nécessaire.
Si vous n’inscrivez pas vos enfants à l’avance, nous ne pourrons pas garder vos enfants.
Si vos enfants sont inscrits, vous pouvez les déposer à la garderie avant de vous diriger au Palais des Congrès. Adressez-vous au ou à la responsable du service de garderie de l’OPSEU/SEFPO, dans le vestibule d’entrée de l’Hôtel InterContinental. Il ou elle vous accompagnera jusqu’à la garderie.
Le service de garde d’enfants est offert comme suit :
- Le mardi 5 avril : De 7 h à 23 h
- Le mercredi 6 avril : De 8 h à 17 h 30 et de 19 h à 23 h
- Le jeudi 7 avril : De 8 h à 18 h 30 et de 19 h à 23 h
- Le vendredi 8 avril : De 8 h à 17 h 30 et de 19 h à 23 h
- Le samedi 9 avril : 8 h à midi
Nous ne servirons pas le souper aux enfants vu que la garderie ferme entre 17 h 30 et 19 h. Le repas du midi est le seul repas qui sera offert aux enfants à la garderie.
Tous les enfants (16 ans ou moins) qui accompagnent des délégués/suppléants/observateurs doivent être inscrits à l’avance et enregistrés à nouveau chaque jour à leur arrivée à la garderie.
Les noms et âges de vos enfants doivent être mentionnés sur la demande de remboursement. La politique selon laquelle les membres avec des enfants ont droit à une chambre simple et aux repas ne s’applique que si leurs enfants sont inscrits et présents chaque jour à la garderie.
Les membres qui emmènent leurs enfants aux activités syndicales ont droit à une chambre individuelle et aux repas. Veuillez inclure ces frais dans la colonne Obligations familiales
de la demande de remboursement des frais.
Les délégués qui n’emmènent pas leurs enfants au Congrès seront remboursés de leurs frais de garde au tarif de 15 $ de l’heure jusquà un maximum de 220$ par période de 12 heures.
La section d’aide aux familles (enfant/personne âgée/personne à charge) au verso de la demande de remboursement des frais doit être remplie et signée par les fournisseurs de soins, conformément aux politiques du OPSEU/ SEFPO (article 10.2).
Lettres de congé autorisé
Afin d’éviter des retards dans le traitement des demandes, veuillez remplir la partie réservée aux demandes de congé sur le portail des membres.
Fonction publique de l’Ontario (FPO)
Indiquez votre ministère, le nom de votre gestionnaire et son adresse courriel. Tous les délégués de la FPO bénéficieront d’un congé remboursable pour assister au Congrès.
Travailleurs postés du ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels
Veuillez noter que votre Convention collective stipule qu’un congé « est accordé pour une période ne dépassant pas quatre (4) jours consécutifs pour chaque employé délégué au Congrès annuel ».
Collèges d’arts appliqués et de technologie – Mentionnez le nom du collège.
SP
L’information suivante doit être fournie : Nom au complet, titre et adresse de courriel de la personne à contacter, à qui la lettre sera adressée. La personne à contacter appropriée sera le directeur des ressources humaines ou l’équivalent.
LBED
Veuillez suivre le processus de la Demande de congé syndical (DCS).