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Première utilisation d'ElectionBuddy

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Darryl Bedford, Collège Fanshawe, section locale 110

Notre section locale devait tenir des élections cette année; nous pensions que tout allait se passer comme sur des roulettes. Nous avions déjà élu nos délégués syndicaux et il nous restait juste à tenir notre assemblée générale des membres (AGM) en avril pour élire nos dirigeants.

Puis la pandémie de COVID-19 a frappé.

Nous avons alors envisagé de reporter les élections jusqu’en septembre. Mais il est devenu de plus en plus évident que la plupart de nos membres n’enseigneraient pas sur place à la rentrée – sur les campus du Collège Fanshawe. Sans parler qu’il pourrait toujours être interdit de tenir une réunion de la taille de notre AGM.

Plus le temps passait et plus notre situation se compliquait. Les règlements de notre section locale nous permettent d’avoir deux vice-présidents, mais les deux postes étaient vacants et nous n’avions donc aucune solution alternative. Le Collège Fanshawe acceptait également de prolonger jusqu’au 30 juin la date de remise de nos demandes de « libération pour affaires syndicales » visant à réduire nos charges d’enseignement pour la session d’automne.

Il nous restait très peu de temps. Le SEFPO nous a autorisé à utiliser le site Web d’ElectionBuddy pour voter en ligne. Compte tenu de notre expérience, voici quelques conseils utiles pour les autres sections locales :

  1. Demandez l’aide de votre délégué du personnel. Vous devrez envoyer une demande pour tenir l’élection en ligne, ou accepter les mises en candidature par écrit à l’avance, par l’intermédiaire de votre délégué du personnel.

    La personne qui a accès au compte d’ElectionBuddy a énormément de pouvoir, comme la possibilité de rejeter les bulletins de vote qui n’auraient pas dû être déposés. Ces fonctionnalités sont utiles pour résoudre les problèmes qui se posent, mais vous aurez besoin d’une partie neutre pour superviser leur utilisation. Je vous suggère de donner les identifiants de connexion à ElectionBuddy à votre délégué du personnel.

  2. Gardez vos dossiers à jour. Nous avons eu la chance d’avoir une bonne liste des adresses de courriel personnelles de nos membres. Sur nos 953 électeurs admissibles, nous avons seulement eu 19 mauvaises adresses de courriel.

    Nous avions également eu la bonne idée de sauvegarder dans nos dossiers le numéro d’adhérent au SEFPO de nos membres. Cela a facilité le recoupement entre la liste des membres de notre section locale et celle du SEFPO, mais encore faut-il être à l’aise avec les fonctionnalités du programme Excel. Le SEFPO avait l’adresse de courriel personnelle de plusieurs de nos membres que nous n’avions pas.

    ElectionBuddy permet aux grandes sections locales, qui ont beaucoup de membres, de télécharger un fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules). Si vous avez de l’expérience avec Excel, vous devez savoir comment en créer un. Je vous conseille d’utiliser les options d’ElectionBuddy pour télécharger les informations suivantes : ID (numéro d’adhérent au SEFPO du membre), Label (nom du membre) et l’adresse de courriel.

    (Je dois admettre que notre section locale est avantagée en ce qui concerne la gestion des documents. Comme d’autres grandes sections locales du personnel scolaire des CAAT, nous avions tellement de documents à gérer que notre section locale a embauché directement un employé il y a de nombreuses années. Nous avons un règlement auquel est assujetti ce poste et nous effectuons les retenues salariales conformément à la loi et aux politiques du SEFPO. De plus, grâce à nos cotisations syndicales locales, nous sommes en mesure de nous offrir des services informatiques pour héberger un serveur hors site. Cela nous a permis de sauver les meubles pendant la pandémie : nous avions un accès à distance et sécurisé à tous nos fichiers.)

  3. Surveillez vos échéances. Prévoyez suffisamment de temps pour les mises en candidature. Nous avons pu tenir une AGM par le biais de Zoom afin que chaque candidat puisse prononcer son discours de trois minutes. La plupart des électeurs ont voté en se rendant sur le site d’ElectionBuddy dès l’heure d’ouverture du vote et les jours suivants. Prévoyez cependant suffisamment de temps pour tenir des scrutins de ballotage au cas où vous auriez plusieurs candidats en ballotage. Le SEFPO n’autorise pas l’élection d’un candidat à la majorité relative : selon les Statuts, une personne candidate doit avoir la majorité absolue pour être élue. 
  4. Communiquez. Nos délégués syndicaux, qui nous avaient demandé d’obtenir la permission de tenir des élections en ligne, si possible, s’attendaient à recevoir l’appel de mises en candidatures. Nous avons été agréablement surpris de voir que deux délégués syndicaux présentaient leurs candidatures pour chacun des postes vacants de premier vice-président et de deuxième vice-président.

    Nous avons dû expliquer en détail le processus de vote aux membres : nous leur avons envoyé un courriel qui comprenait des captures d’écran : un exemple de courriel d’ElectionBuddy, un exemple de bulletin de vote et un exemple du courriel de confirmation de vote. Tout cela était non seulement nouveau pour nous, mais également pour eux.

  5. Familiarisez-vous avec les points forts et les points faibles d’ElectionBuddy. Vous pouvez tenir une élection test pour essayer le système. Pour l’élection réelle, vous n’avez pas besoin d’entrer les renseignements de votre carte de crédit ni de payer tant que vous n’avez pas fini de télécharger vos électeurs et que vous n’êtes pas prêt à commencer.

    Remarque importante : Choisissez de clôturer l’élection durant les heures de travail du fuseau horaire des Rocheuses. Dans le cas contraire, il se peut que l’assistance ne soit pas disponible. Pour obtenir une assistance, vous devrez remplir un formulaire Web; il n’y a pas de numéro de téléphone pour communiquer avec l’entreprise. Notre élection ne s’est pas « clôturée » correctement et nous avons dû attendre les heures de travail pour obtenir une réponse. Tout s’est bien terminé au bout du compte, mais c’est quelque chose à savoir.

Pour simplifier les choses, nous avons seulement tenu l’élection de nos dirigeants et nous avons reporté à plus tard l’élection des délégués au conseil de district et au conseil du travail. Dans l’ensemble, on peut dire que l’élection s’est bien déroulée. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des conseils si votre section locale doit tenir une élection.