Article 1 – Nom

Le comité porte le nom de Comité provincial des francophones (CPJT) du Syndicat des employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO).

Article 2 – Buts et objectifs

Le rôle du comité est de :

• aider à établir les comités/caucus francophones régionaux;
• développer et promouvoir les programmes et événements visant à encourager les travailleurs francophones à participer aux activités syndicales;
• sensibiliser davantage les membres aux problèmes affectant les francophones et aux questions connexes relatives à l’équité; et
• prôner l’égalité de statut et d’usage des deux langues officielles du Canada et y souligner à la fois les diversités culturelles et linguistiques qui leur sont propres.

Article 3 – Membres

3.1       Le comité est composé de sept (7) membres qui représentent les sept (7) régions du syndicat et qui sont élus aux réunions régionales qui sont organisées tous les deux (2) ans.

3.2       Toute personne qui s’identifie comme francophone et qui est membre en règle peut être élue comme représentant ou représentante. 

3.3       Un (1) membre du Conseil exécutif du SEFPO et un agent de l’Unité de l’équité peuvent apporter leur soutien au comité.  Le membre du Conseil exécutif et l’agent de l’Unité de l’équité peuvent assister aux réunions du comité avec droit de parole, mais sans droit de vote.  Il est entendu que la participation de toute autre personne se fait sur invitation uniquement.

3.4       Les suppléants n’assistent pas aux réunions.  Toutefois, dans le cas de la démission d’un membre élu, le suppléant assume le poste de représentant régional.

Article 4 – Dirigeants élus au comité

4.1       Les dirigeants du comité sont élus conformément aux Statuts du SEFPO.  Les élections :

• sont conduites sous la direction d’un agent de l’Unité de l’équité;
• se déroulent à scrutin secret;
• sont annoncées à l’avance;
• sont consignées dans le procès-verbal de la réunion qui est envoyé à l’Unité de l’équité.

4.2       Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont élus parmi les membres du comité.

4.3       Le comité élit un membre à titre de représentant dans les syndicats affiliés ou comités suivants :

• SNEGSP
• D’autres comités quand cela est jugé nécessaire.

Ceci n’enlève pas le droit ultime au bureau du président de nommer une personne de son choix aux comités susmentionnés. 

4.4       Le président :

• organise et coordonne les réunions tout au long de l’année;
• assure la participation de toutes les membres, le suivi et la communication entre les réunions;
• élabore l’ordre du jour de toutes les réunions du comité. Le plan de déroulement de la réunion est en accord avec les Statuts du SEFPO et l’ordre du jour est envoyé aux membres à l’avance;
• préside toutes les réunions du comité;
• agit en tant que porte-parole officiel du comité au sein du syndicat, comme par exemple :
  • en assistant à toutes les réunions des présidents;
  • en participant à la planification de la réunion mixte des dirigeants annuelle qui a lieu en septembre;
  • en participant à la planification des réunions;
  • en effectuant d’autres tâches que le comité juge nécessaire.

4.5       Le vice-président :

• remplace le président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier;
• effectue d’autres tâches qui peuvent être considérées comme nécessaires de temps à autre.

4.6       Le secrétaire :

• est responsable de la transcription du procès-verbal de la réunion par voie électronique, y compris de toutes les décisions financières prises et mesures spécifiques nécessaires pour assurer le suivi;
• envoie le procès-verbal au comité pour approbation. Une fois approuvé, le secrétaire envoie le procès-verbal par courriel au secrétaire et à l’agent désigné de l’Unité de l’équité au plus tard quinze (15) jours après la réunion.

4.7       Le trésorier :

• contrôle les finances du comité en examinant les estimations des dépenses lors de chaque réunion;
• rapproche les documents comptables avec les rapports trimestriels envoyés par le SEFPO;
• assure le suivi de toutes les anomalies avec l’aide du personnel, de l’Unité de la comptabilité et de quiconque dont la collaboration est jugée nécessaire.

Article 5 – Finances

5.1       Les activités du comité sont financées par le SEFPO, conformément au budget approuvé par le Congrès annuel.

5.2       Un rapport budgétaire trimestriel des dépenses réelles comparé au budget approuvé est envoyé au président du comité par l’agent de l’Unité de l’équité désigné.

Pour appuyer la proposition du budget du comité, le président du comité doit envoyer un rapport annuel au Conseil exécutif.

Il est entendu que les dépenses et les paiements ne seront traités par le SEFPO que lorsqu’ils sont :

• approuvés par la majorité des membres du comité;
• consignés dans les procès-verbaux envoyés à l’agent désigné;
• conformes aux politiques générales du SEFPO

Article 6 –  Réunions

6.1       Le comité se réunit un minimum de quatre (4) fois par an dont deux (2) réunions par conférence vidéo/téléphonique.

6.2       Le quorum pour les réunions du comité est la majorité simple (quatre des sept) des membres du comité.

6.3       Les décisions du comité peuvent être prises par courriel de confirmation entre les réunions.  Les motions sont présentées et appuyées.  Ensuite, les membres votent sur les motions qui doivent être adoptées par un vote majoritaire.  Le quorum doit être confirmé.  Les résultats sont envoyés à l’agent de l’équité désigné et/ou à l’Unité de l’équité.  

Article 7 – Approbation et amendement du mandat du comité

7.1       Le mandat doit être approuvé par un vote majoritaire des deux-tiers (2/3) dans une réunion du comité.

Tout amendement subséquent apporté au mandat du comité doit être approuvé par un vote majoritaire des deux-tiers (2/3) dans une réunion du comité.