Guide des dépenses

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Cette année, tous les délégués, suppléants et observateurs dont le nom figure sur le formulaire d’accréditation de la section locale soumis par le président ou la présidente de la section locale peuvent s’inscrire en ligne en passant par le Portail des membres (en anglais). L’inscription en ligne permet de demander une chambre d’hôtel, les services de garderie et/ou une lettre de congé autorisé sans remplir de formulaire.

Chambres d’hôtel

La date limite pour réserver une chambre d’hôtel est le 8 mars 2024.

Les membres qui assistent au congrès sont tenus de s’inscrire sur le Portail des membres, où ils pourront indiquer la durée de leur séjour et s’ils veulent une chambre à un ou deux lits.

Les délégués et les suppléants resteront dans un des hôtels désignés pour le Congrès (voir plus bas), conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 10.1-3 du Guide des politiques). Les frais d’hébergement des personnes qui décident de rester dans un autre hôtel ne seront pas remboursés.

Hôtel Fairmont Royal York

100, rue Front ouest

The Westin Harbour Castle Toronto

1, place Harbour

Centre Sheraton de Toronto

123, rue Queen ouest

Marriot centre-ville de Toronto

Un, promenade Blue Jays

Radisson Blu centre-ville de Toronto

249, Queen’s Quay ouest

Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 10.1-3), les délégués seront remboursés du coût d’une chambre simple. Les tarifs dans tous les hôtels, hors taxes, sont de 319 $  pour une chambre simple.

La section locale est responsable de rembourser le coût des chambres d’hôtel des suppléants et des observateurs.

Pour annuler votre réservation, communiquez avec l’Unité des conférences et des déplacements, à l’adresse conferencesandtravel@opseu.org. Les membres sont responsables de régler leur chambre d’hôtel lorsqu’ils la libèrent. Veillez à ce que le solde figurant sur le reçu que vous envoyez avec votre demande de remboursement des frais soit de zéro.

Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 4-3), les délégués qui doivent garder leur chambre d’hôtel après l’ajournement du Congrès (samedi midi) doivent expliquer pourquoi et obtenir une autorisation de remboursement de l’OPSEU/SEFPO auprès du bureau de la première vice-présidente/trésorière.

Votre chambre d’hôtel doit être évacuée samedi au plus tard à midi. Nous avons pris des dispositions avec l’hôtel pour que vous puissiez laisser vos bagages au comptoir du concierge.

Stationnement

Les membres qui restent à l’Hôtel Fairmont Royal York, à l’Intercontinental du centre-ville de Toronto, au Marriott du centre-ville de Toronto, au Westin Harbour Castle ou au Radisson Blu doivent stationner leur véhicule au Palais des congrès du Toronto métropolitain. Des autobus navettes seront disponibles pour vous emmener vous et vos bagages à l’hôtel. Veuillez utiliser le lien spécial pour commander votre permis de stationnement sur le site Web de l’OPSEU/SEFPO. N’utilisez pas le lien public pour obtenir un permis de stationnement ordinaire. Vous ne serez remboursé du tarif négocié avec l’OPSEU/SEFPO que si vous soumettez un reçu de stationnement. La date limite pour que le permis de stationnement soit envoyé à votre domicile est le 3 avril 2024.

Les membres qui restent au Centre Sheraton de Toronto doivent stationner leur véhicule au parc de stationnement municipal Green P de la Place Nathan Phillips, au 110 de la rue Queen ouest.

Une seule des options de stationnement offertes peut être utilisée pendant toute la durée du Congrès. La politique de l’OPSEU/SEFPO n’autorise et ne rembourse pas les frais de service voiturier.

Politique de l’OPSEU/SEFPO concernant les déplacements

Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 10.1-12), le moyen de transport le plus économique doit être utilisé.

Tous les délégués doivent prendre leurs propres dispositions de voyage. Conformément aux politiques, dans la mesure du possible, on vous demande d’utiliser des fournisseurs syndiqués.

Veuillez profiter des rabais accordés par Via Rail, Park’N Fly et UP Express, dont vous pourrez vous prévaloir sur le site Web de l’OPSEU/SEFPO.

Veuillez noter que vous devez accompagner votre demande de remboursement des frais de reçus détaillés, sur lesquels vous avez écrit votre nom au complet.

Frais non remboursables

Les frais suivants ne seront pas remboursés :

  • Frais engagés par les conjoints, service à l’étage, service voiturier, autres frais personnels, ainsi que tous les frais en sus des frais établis pour ce Congrès.
  • Repas des participants en virtuel.

Les frais d’Internet et les appels téléphoniques sont remboursables jusqu’à un maximum de 15 $ par jour. Un reçu est exigé.

Conformément aux politiques de l’OPSEU/SEFPO (article 10.1-7), les demandes de remboursement des frais remplies doivent être reçues au siège social au plus tard trois mois après que la dépense a été engagée.

Avances (réservées aux délégués)

Seuls les délégués ont droit aux avances accordées par le siège social. Les suppléants et les observateurs doivent communiquer avec le trésorier de leur section locale.

Remplissez la Demande d’avance en indiquant le détail des dépenses envisagées et le montant total de l’avance demandée. Faites parvenir la demande à l’adresse advances@opseu.org.

Indiquez si vous préférez que le chèque soit envoyé à votre domicile ou au bureau régional. On vous recommande de vous inscrire au dépôt direct sur le Portail des membres.

L’hôtel le stationnement  et les notes téléphoniques pour le Congrès ne seront pas facturés directement à l’OPSEU/SEFPO et ne seront pas déduits du chèque de remise de votre section locale. Assurez-vous d’inclure ces frais dans votre demande d’avance.

Accréditation

Tous les formulaires d’accréditation de la section locale doivent être envoyés à l’adresse convention@opseu.org au plus tard le 8 mars 2024.

  • Toutes les sections locales doivent soumettre les formulaires d’accréditation signés par deux dirigeants de la section locale.
  • Veuillez indiquer les numéro d’adhérent, nom, prénom et position hiérarchique de chaque délégué/suppléant/observateur.
  • Chaque membre assistant au Congrès doit s’inscrire sur le Portail des membres. Nous saurons ainsi si vous avez besoin d’une lettre de congé autorisé, d’une chambre d’hôtel ou de services de garderie.
  • Si vous avez des besoins spéciaux, veuillez remplir la Demande d’accommodement au titre des droits de la personne et la retourner à l’adresse equity@opseu.org. Si vous avez déjà fait approuver un accommodement, il est inutile de soumettre cette demande.
  • Si vous n’avez pas d’accréditation et désirez assister au Congrès, apportez votre carte syndicale et une carte d’identité avec photo pour vérification.

Si vous avez des problèmes avec l’inscription au Congrès, adressez-vous à un membre du Comité d’accréditation, que vous trouverez dans la zone des inscriptions.

Annulation

S’il advenait que nous ne puissiez pas assister au Congrès, veuillez dès que possible en informer le Bureau du Congrès, au siège social de l’OPSEU/SEFPO, en composant le numéro sans frais 1-800-268-7376, poste 3269, ou en écrivant à convention@opseu.org.

Annulez votre réservation d’hôtel en écrivant à l’Unité des conférences et des déplacements, à l’adresse conferencesandtravel@opseu.org, au moins 72 heures avant l’arrivée prévue. Si vous ne le faites pas, vous serez responsable de payer la note d’hôtel.

Si vous partagez votre chambre, n’annulez que votre portion de la chambre et n’oubliez pas de dire à votre compagnon/compagne de chambre que vous avez annulé. Les dépôts ne sont remboursables que si vous annulez votre réservation au moins 72 heures avant la date prévue de votre arrivée.

Les chèques d’avance émis ne sont pas transférables. Ils doivent être renvoyés au siège social.

Changement de statut

Si un suppléant ou une suppléante doit devenir délégué ou déléguée, le changement sera apporté dans l’ordre indiqué pour les suppléants, c.-à-d., premier suppléant, deuxième suppléant, etc.

Les changements au statut de délégué ou déléguée doivent être autorisés par le Comité d’accréditation au moment de l’inscription.

Les observateurs ne peuvent pas devenir délégués ou suppléants, ni les remplacer.

Horaire du Congrès                           

Jeudi 25 avril            9 h à 17 h 45
Vendredi 26 avril     9 h à 17 h
Samedi 27 avril        9 h à midi

Lettres de congé autorisé

Afin d’éviter des retards dans le traitement des demandes, veuillez remplir la partie réservée aux demandes de congé sur le Portail des membres.

Les lettres de congé autorisé seront émises pour les suppléants et les observateurs SEULEMENT si les RVI des sections locales sont à jour et si la section locale soumet le formulaire d’autorisation pour déduire les salaires de leur remise. 

Fonction publique de l’Ontario (FPO)

Indiquez votre ministère, le nom de votre gestionnaire et son adresse courriel. Tous les délégués de la FPO bénéficieront d’un congé remboursable pour assister au Congrès.

Travailleurs postés du ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels

Veuillez noter que votre convention collective stipule qu’un congé « est accordé pour une période ne dépassant pas quatre (4) jours consécutifs pour chaque employé délégué au Congrès annuel ».

Collèges d’arts appliqués et de technologie

Précisez le nom du collège.

SP

L’information suivante doit être fournie : Nom au complet, titre et adresse de courriel de la personne à contacter, à qui la lettre sera adressée. La personne à contacter appropriée sera le directeur ou la directrice des ressources humaines ou l’équivalent.

LBED

Veuillez suivre le processus concernant les demandes de congé syndical.

 

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